PEPPOL verplichtingen: Bereid je zaak voor op E-facturatie

De Europese Unie heeft de basis gelegd voor e-facturatie bij overheidsopdrachten, waarbij het Peppol-netwerk (Pan-European Public Procurement Online) een belangrijke rol speelt. Dit netwerk zorgt voor veilige en gestandaardiseerde uitwisseling van elektronische documenten tussen bedrijven en overheden.

Voor KMO’s in België worden ook bepaalde verplichtingen verwacht voor e-facturatie:

Europese Norm: E-facturatie moet voldoen aan de Europese norm, waardoor facturen in een gestandaardiseerd formaat (XML/ULB) worden verstuurd – en niet langer als een pdf-document.
Peppol Netwerk: Het gebruik van Peppol wordt aangemoedigd voor elektronische verzending van facturen tussen bedrijven en overheden. Dit netwerk biedt standaardprotocollen en zorgt voor interoperabiliteit.
Overheidsopdrachten: KMO’s die met de overheid werken, zijn al verplicht e-facturen via Peppol te sturen.

Deze verplichtingen verschillen echter per land en zijn mogelijk afhankelijk van de grootte van de KMO. Het is verstandig om de exacte regelgeving en tijdlijnen bij de lokale overheid of beroepsorganisatie te controleren, zodat je als ondernemer aan de vereisten voldoet.

Naast de overheid en uw accountant kan ook Weichie.com u begeleiden bij uw overstap van regulier factureren naar de nieuwe manier van e-factureren. Contacteer ons voor meer info!

Alles wat je moet weten over eFacturatie via het PEPPOL Netwerk

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een elektronisch netwerk dat is ontworpen om digitale documenten zoals facturen en inkooporders uit te wisselen tussen organisaties en overheden op een veilige en gestructureerde manier. Hier zijn de belangrijkste aspecten die KMO’s over Peppol moeten weten:

Wat is Peppol?

Peppol is een netwerk dat gebruikmaakt van standaarden en protocollen die het eenvoudiger maken om documenten uit te wisselen. Ongeacht de gebruikte software van de bedrijven (Interoperabiliteit), kunnen ze elektronische facturen versturen naar andere bedrijven en naar de overheid. Er kunnen ook automatisch regels worden opgelegd, zoals het verplicht maken van een bestelbonnummer. Is dit niet aanwezig op een factuur, wordt deze direct teruggestuurd.

Het Peppol netwerk zelf bestaat uit Access Points. Enkel deze access points kunnen documenten op het netwerk plaatsen, en er terug afhalen. (verzenden en ontvangen). Dus van zodra je wenst te starten met het uitsturen van elektronische facturen, of zodra je bedrijf elektronische facturen moet ontvangen, ga je via zo’n access point moeten gaan.

Het Peppol netwerk kan veel meer dan enkel facturen uitsturen. Het is bedoeld om alle soorten beveiligde documenten op een eenvoudige en snelle manier met andere bedrijven en overheidsinstanties te kunnen delen.

Weichie.com is zelf geen Peppol Access Point, maar heeft wel een vaste partner waarop ons Weichie.biz platform draait. Het Weichie.biz platform is een soort mailbox waar onze klanten eenvoudig de status van hun facturen kunnen raadplegen en uitsturen via het Peppol Netwerk.

Hoe werkt Peppol?

Je bedrijf moet geregistreerd zijn op het Peppol netwerk. Dit kan je doen door je te registreren bij een serviceprovider die een access point aanbiedt. Hier proberen wij met Weichie.com een vereenvoudigde methode aan te bieden, dat al deze registraties voor u achter de schermen uitvoert. Zo kan je het Weichie.biz platform gebruiken om al je e-facturen te ontvangen en uit te sturen, en wij werken achter de schermen samen met onze PEPPOL partner om uw bedrijf correct te registreren én al je documenten veilig over het PEPPOL netwerk te versturen.

De documenten dienen zoals gezegd omgezet te worden naar een gestandaardiseerd formaat (UBL) dat voldoet aan de Europese norm. Ook dit kan je eenvoudig doen via ons BIZ platform, en opnieuw zorgen wij voor de omzetting achter de schermen. Zo kan je zelf op een duidelijke en overzichtelijke manier het overzicht bewaren over al je elektronische facturen.

Voordelen van Peppol

De eerste stap is altijd de grootste. Je moet ‘verplicht’ van je huidige systeem afstappen dat je al jaren gebruikt zonder problemen. Nu komen ze plots af dat je e-facturen moet beginnen versturen. Een nieuwe, onbekende term en na wat opzoekwerk blijkt het toch allemaal wat ingewikkelder dan gedacht.

De bedoeling van de elektronische facturatie via PEPPOL is voor een efficiëntere werking voor het uitwisselen van belangrijke documenten. Facturen kunnen hierdoor sneller verwerkt worden, of indien er iets ontbreekt zoals een PO nummer of een referentie, wordt de factuur automatisch teruggestuurd met de melding dat er nog iets ontbreekt. Zo ben je zeker dat de ontvanger effectief jouw factuur ontvangt, wanneer deze werd ontvangen en dat alles op het factuur correct is om een betaling uit te voeren.

Via het PEPPOL netwerk kunnen ook zowel verzender als ontvanger aan alle uitgewisselde facturen. Hierdoor heb je een lagere opvolging kost, omdat de verwerking van de facturen automatisch gebeurt.

Er is ook een compliance volgens de Europese en nationale regelgeving, waardoor alle facturen in een gestandaardiseerd formaat worden gezet.

We raden aan je tijdig te laten begeleiden en je bedrijf op het PEPPOL netwerk te laten registreren. Zodat je hier niet overhaast plots op moet aanmelden. Met de juiste begeleiding ben je zo overgestapt van systeem.

Waarom Peppol belangrijk is voor KMO’s in België

Specifieker voor België, wordt de e-facturatie verplicht voor overheidsopdrachten. De Belgische overheid eist dat alle leveranciers via Peppol hun facturen versturen.

Naarmate meer en meer Europese landen de elektronische facturatie verplicht gaan stellen, wordt Peppol de standaard voor veilige en gestandaardiseerde documentuitwisseling. Dus het netwerk gaat niet enkel voor facturen gebruikt worden.

KMO’s die nu al gebruikmaken van Peppol en e-facturatie kunnen efficiënter werken en zijn beter voorbereid op toekomstige wettelijke vereisten. Wij kunnen ook alleen maar aanraden jullie hier al lichtjes op voor te bereiden, voor je plots je eerste elektronische factuur ontvangt, en je plots halsoverkop je bedrijf moet gaan aansluiten op het Peppol netwerk.

De elektronische facturatie is momenteel alleen verplicht voor facturen van en naar de overheid, maar binnenkort wordt dit ook de standaard voor alle B2B facturen en documenten die tussen bedrijven onderling worden uitgewisseld.

Implementatie e-facturatie met Peppol

Werk samen met een Peppol service provider die bekend is met Peppol en kan helpen bij het integreren van het access point met bestaande systemen. Hier haken wij met Weichie.com dus graag op in. Wij zijn zelf geen access point, maar begeleiden en onboarden graag onze klanten op een eenvoudige manier op het Peppol netwerk.

Weichie.com kan ook adviseren in het implementeren van e-facturatie in je huidige systemen. Zodat je toch zoveel mogelijk kan blijven werken op je bestaande manier en de switch naar elektronische facturen eigenlijk vanzelfsprekend is.

Conclusie

Peppol is een veilig systeem dat bedrijven helpt om efficiënter te werken en aan de nieuwe regelgeving te voldoen, waardoor het voor KMO’s belangrijk is om hier tijdig op in te spelen. Je wordt niet graag overvallen door een plotse verandering in je huidige manier van werken. Dus als je hier tijdig mee begint, moet je binnenkort niet alles laten vallen wanneer je een eerste elektronische factuur ontvangt.